Un promotor de seminarios debe ser muy organizado. Usted no necesita saber mucho acerca del tema que éste promoviend. Usted es el organizador, el productor, programa a los expositores, promociona y vende los boletos. En un seminario, usted es el anfitrión y usualmente el maestro de ceremonias. Si no está cómodo con las obligaciones de un maestro de ceremonias, entonces disponga para otra persona este puesto.

La mayoría de los seminarios duran todo el día o terminan hasta el atardecer, dependiendo del tema y cuántos expositores están programados. Muchos seminarios empiezan alrededor de las nueve de la mañana y terminan hasta las tres de la tarde. Si usted está promoviendo un seminario en el cuál espera un buen número de gente, necesita proveer refrigerio o permitir una hora de descanso para que los asistentes puedan ir a comer. Proveer refrigerio requiere más organización y una programación adecuada, sin embargo, este es un buen beneficio para los asistentes, especialmente si están pagando $300.00 o más por boleto de admisión. Cada sesión deberá durar 45 minutos permitiendo un descanso de 15 minutos antes de que la siguiente sesión comience. Usted deberá proveer café y bebidas frías durante los períodos de descanso.

Démosle un vistazo a un seminario típico como por ejemplo uno con el título “Comience su propio negocio”

1. Planear… Ponga el plan entero de eventos en un papel y utilice ese plan para organizar el seminario.
2. Crear… Aplique su imaginación para encontrar buenas ideas que mejorarán la experiencia del seminario para sus asistentes.
3. Contacte… Busque expositores de organizaciones y negocios que tengan experiencia en el tema del seminario.

Por ejemplo: para empezar un negocio, sería bueno contar con una persona que se especialice en el financiamiento de negocios, un ejecutivo de promoción que sea exitoso en la mercadotecnia para pequeños negocios, un especialista computacional que tenga un conocimiento vasto en el uso eficiente de computadoras en pequeños negocios y dos y tres empresarios locales que tengan historias exitosas de pequeños negocios. Permita a cada expositor una sesión de 45 minutos y junte a todos al final del simposium  para que exista un periodo de preguntas  y respuestas.

¿Cómo  le pagarán a esta gente? No lo harán. Vendrán y hablarán ante cientos de gentes que serán clientes potenciales. Dale a cada expositor un espacio para que muestre información y folletos acerca de sus servicios profesionales. Si tienen videos, libros u otros materiales que hayan producido, deje que los vendan a sus asistentes.

USTED NECESITA

1. Establecer una fecha por lo menos 6 semanas antes de la realización del simposium para dar tiempo a los expositores para prepararse y programar el evento. Reserve un lugar para la fecha del seminario.
2. Programar a los expositores primeramente. Pregunte por el currículo profesional para ser usado en la publicidad del seminario. Recuerde que usted también está promoviendo su negocio. Ellos cooperarán ampliamente.
3. Contactarse con librerías para vender boletos. Ofrézcales dos boletos gratis por tienda por ayudarle.
4. Disponer de un número telefónico para recibir llamadas que pregunten acerca del seminario.
5. Desplegar anuncios en los periódicos locales.
6. Mantener el anuncio por lo menos tres semanas, cambiando el anuncio semanalmente para incrementar el interés conforma el evento se acerque.
7. Una semana antes del seminario, visite a cada expositor por 5 ó 10 minutos e infórmeles sus planes finales del evento para que fluya más suavemente la situación.
8. Un podium con micrófono, un pizarrón borrable con sus respectivos marcadores, un proyector de acetatos y un proyector de pantalla.

Los precios del simposium oscilan entre $300.00 y los $1,000.00. Algunas veces los promotores ofrecen un pequeño descuento por la compra de muchos boletos.
 
VENTAJAS

1. Usted está beneficiando a la comunidad y haciendo dinero al mismo tiempo.
2. Una vez que usted promueva seminarios a los que asista entre 100 y 300 personas usted puede ganar fácilmente entre $30,000.00 y $100,000.00

DESVENTAJAS

1. Los grandes seminarios requieren entre $10,000.00 y $20,000.00 de inversión para producir un beneficio.